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Trattamento senza Strumenti
Elettronici
(Trattamenti Cartacei)
Nel caso in cui
vengano trattati DATI COMUNI senza l’ausilio di strumenti
elettronici, è necessario applicare le seguenti misure minime di
Sicurezza :
·
Istruzioni Scritte
Devono essere impartite istruzioni scritte, su come debbano avvenire
il controllo e la custodia di atti e documenti, contenenti dati
personali di qualsiasi natura (ivi inclusi, quindi, quelli comuni).
Gli Incaricati del trattamento devono quindi prelevare dagli archivi
i soli atti e documenti loro affidati, che devono controllare e
custodire, durante l'intero ciclo necessario per lo svolgimento
delle operazioni di trattamento, per poi restituirli all'archivio,
al termine di tale ciclo.
·
Controllo dei dati
Gli atti e i documenti, contenenti dati personali, non devono essere
lasciati liberi di vagare senza controllo ed a tempo indefinito per
gli uffici, ma occorre che gli incaricati, cui essi sono affidati
per lo svolgimento delle loro mansioni, provvedano in qualche modo a
controllarli e custodirli, per poi restituirli al termine delle
operazioni loro affidate. Il controllo e la custodia devono avvenire
in modo tale, che ai dati non accedano persone prive di
autorizzazione.
Nel caso in cui vengano trattati
DATI
SENSIBILI o GIUDIZIARI senza l’ausilio di strumenti
elettronici, è necessario adottare, oltre alle
sopraindicate misure, accorgimenti ulteriori:
·
Il
primo, che ha l'obiettivo di fare in modo che agli archivi accedano
sempre e comunque i soli soggetti autorizzati, consiste
nell'adozione di almeno una delle seguenti soluzioni:
- dotare gli archivi di strumenti elettronici per il controllo degli
accessi (ad esempio, tesserino magnetico distribuito agli incaricati
autorizzati);
- dare incarico ad alcune persone, di vigilare gli archivi: il che
si può realizzare non solo apponendo una persona, specificamente
addetta a tale controllo, soluzione eccessivamente dispendiosa per
le realtà di modeste dimensioni, ma anche adottando opportuni
accorgimenti di carattere organizzativo. Ad esempio, dando incarico
per iscritto ad un gruppo di impiegati, aventi la scrivania
prospicente l'archivio, di fare in modo che almeno uno di loro sia
sempre presente, durante tutto l'orario di apertura dell'archivio, e
controlli chi vi accede;
- nel caso in cui non venga adottata alcuna delle soluzioni di cui
sopra, si deve autorizzare preventivamente le persone ad accedere
agli archivi (in genere, ciò si abbina ad altri accorgimenti, che
possono consistere semplicemente nel tenere l'archivio chiuso a
chiave, dando la stessa a chi è autorizzato ad accedere, ed
invitandolo a richiudere a chiave, ed eventualmente a restituire la
stessa, al termine dell'accesso).
·
Il
secondo, che trova applicazione per gli accessi che avvengono dopo
l'orario di chiusura, consiste nell'obbligo di identificare e
registrare le persone che accedono agli archivi, adottando ad
esempio una delle seguenti soluzioni:
- dotare gli archivi di strumenti elettronici per il controllo degli
accessi, che siano in grado di abbinare al possessore l'informazione
in merito all'attività svolta (ad esempio, tesserino magnetico,
distribuito agli incaricati autorizzati, dall'utilizzo del quale si
può risalire all'informazione che l'impiegato Rossi è entrato
nell'archivio alle 23.30 di un determinato giorno);
- affidare la chiave dell'archivio, dopo l'orario di chiusura, al
titolare o ai responsabili del trattamento, o in alternativa ad uno
o più soggetti incaricati per iscritto, i quali annoteranno in un
apposito registro i nominativi di chi ha richiesto di accedere
all'archivio, al di fuori del periodo di apertura.
·
In
ogni caso, si deve desumere che l'archivio contenente i dati in
esame deve potere essere chiuso, perché altrimenti non si potrebbero
porre in essere le prescrizioni di cui ai punti precedenti. |
